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Le cadre juridique de la domiciliation commerciale

DOMICILIATION COMMERCIALE, CADRE JURIDIQUE.

12/10/2016

DOMICILIATAIRE

Le terme domiciliataire désigne l’entité prestataire du service de domiciliation.

DOMICILIATION COMMERCIALE / OBLIGATIONS DU DOMICILIATAIRE

Décret n° 2007-750 du 9 Mai 2007 (extrait)

« Le domiciliataire doit, durant l’occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ; toutefois, cette condition n’est  pas requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association regroupant des personnes morales françaises de droit public. »

Nos Commentaires en italique : cette disposition ouvre la possibilité aux pépinières d’entreprise de proposer un service de domiciliation commerciale.

« Le domiciliataire met à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. »

Commentaire : c’est ici le minimum : un service de domiciliation digne de ce nom doit permettre aux domiciliés de recevoir leurs propres clients dans des conditions de confort correctes, ainsi que de proposer des services bureautiques et de secrétariat.

« Le domiciliataire détient, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile de son représentant légal et à ses coordonnées téléphoniques ainsi qu’à chacun de ses lieux d’activité et du lieu de détention des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire. »

Il s’agit de s’assurer que le responsable légal de l’entreprise domiciliée peut être joint à tout moment,  et notamment par ses créanciers, qu’ils soient privés ou publics. Les centres d’affaires et de domiciliation d’entreprises sont en effet utilisés par des personnes peu recommandables, désireuses de disparaître sans laisser de traces après leurs  exactions…

« Il informe le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans les locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers.

Le centre d’affaires assure donc de facto un rôle de veille pour le compte des administrations. Il doit notamment alerter le Greffe lorsqu’un client domicilié ne se déplace plus pour récupérer son courrier. Ce clignotant est important. Il nécessite qu’une tournée du contenu des boites aux lettres soit effectué en début de trimestre civil par la société de domiciliation. Encore plus lorsque la société de domiciliation pratique la facturation à l’année, car alors, le clignotant « impayé de facture » ne fonctionne pas !

« Il communique aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.

En conservant les coordonnées complètes (et mises à jour régulièrement) de leurs clients, les centres d’affaires et de domiciliation contribuent à la bonne marche des opérations confiées par des tiers à des officiers de justice.

« Il fournit, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier. »

Ainsi, grâce aux domiciliataires, les administrations publiques sont tenues informées du devenir des entreprises basées dans un centre de domiciliation. Toutes ces dispositions sont également reprises dans l’agrément préfectoral des sociétés domiciliataires d’entreprises soumises à immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers.

DOMICILIATION COMMERCIALE / AGREMENT PREFECTORAL

Depuis 2009, les centres d’affaires et de domiciliation doivent justifier d’un agrément préfectoral, valable 5 ans, et visant à vérifier la conformité des locaux et la moralité de l’exploitant. Article L123-11-3 du Code du Commerce En savoir plus sur cet article…

DOMICILIATION COMMERCIALE. DISPOSITIONS RELATIVES AUX PERSONNES PHYSIQUES (ENTREPRISES INDIVIDUELLES)

Suite à la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008, les entreprises individuelles peuvent désormais fixer leur siège social dans les locaux qu’elles occupent avec d’autres entreprises. Le décret d’application de cette mesure précise que le contrat de domiciliation doit être fourni lors de la demande d’immatriculation de l’entreprise. Le domiciliataire devra détenir un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile personnel et aux coordonnées téléphoniques des entrepreneurs individuels domiciliés dans ses locaux. Ce dossier devra également comporter les pièces relatives à chacun des lieux d’exercice de l’activité et au lieu de conservation des documents comptables (s’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire). L’entrepreneur individuel devra déclarer au domiciliataire tout changement relatif à sa situation (voir article DOMICILIATION COMMERCIALE / OBLIGATIONS DU DOMICILIATAIRE).

Texte de Loi.

Dispositions applicables aux personnes physiques

Article L123-10 En savoir plus sur cet article…

Modifié par LOI n°2008-776 du 4 août 2008 – art. 8 (V)

Les personnes physiques demandant leur immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers doivent déclarer l’adresse de leur entreprise et en justifier la jouissance. Elles peuvent notamment domicilier leur entreprise dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Ce décret précise, en outre, les équipements ou services requis pour justifier la réalité de l’installation de l’entreprise domiciliée.

Les personnes physiques peuvent déclarer l’adresse de leur local d’habitation et y exercer une activité, dès lors qu’aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne s’y oppose.

Lorsqu’elles ne disposent pas d’un établissement, les personnes physiques peuvent, à titre exclusif d’adresse de l’entreprise, déclarer celle de leur local d’habitation. Cette déclaration n’entraîne ni changement d’affectation des locaux, ni application du statut des baux commerciaux.

DOMICILIATION COMMERCIALE. DISPOSITIONS RELATIVES AUX PERSONNES  MORALES (SOCIETES)

Une société peut  installer son siège au domicile du gérant, à condition de respecter certaines conditions.

Texte de Loi

Article L123-11-1 En savoir plus sur cet article…

Toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer une activité, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

Lorsque la personne morale est soumise à des dispositions législatives ou stipulations contractuelles mentionnées à l’alinéa précédent, son représentant légal peut en installer le siège à son domicile, pour une durée ne pouvant ni excéder cinq ans à compter de la création de celle-ci, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l’occupation des locaux.

Dans ce cas, elle doit, préalablement au dépôt de sa demande d’immatriculation ou de modification d’immatriculation, notifier par écrit au bailleur, au syndicat de la copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier son intention d’user de la faculté ainsi prévue.

Avant l’expiration de la période mentionnée au deuxième alinéa, la personne doit, sous peine de radiation d’office, communiquer au greffe du tribunal les éléments justifiant son changement de situation, selon les modalités fixées par décret en Conseil d’Etat.

Il ne peut résulter des dispositions du présent article ni le changement de destination de l’immeuble, ni l’application du statut des baux commerciaux.

 

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